Allgemeine Datenschutzerklärung und zusätzliche KI-Information
Datenschutz
Stand: 4. Oktober 2026
1. Anbieter und Kontakt
Christian Fröhlich, Strategia Business Consulting, Bernergasse 6, Tür 2, 4800 Attnang-Puchheim, Österreich
E-Mail: office@bc-strategia.com
2. Rollenverteilung
Für Kontakt-, Bestell-, Support-, Vertrags-, Sicherheits- und Abrechnungsdaten ist Strategia Business Consulting im jeweils anwendbaren Umfang selbst verantwortlich. Für Personal- und Betriebsdaten, die ein Workforce-Kunde für seine Beschäftigten verarbeitet, ist grundsätzlich der jeweilige Kunde Verantwortlicher. Strategia Business Consulting verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter nach den dokumentierten Weisungen und dem abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrag.
Der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt insbesondere Gegenstand und Dauer, Art und Zweck, Datenarten, betroffene Personengruppen, Weisungen, Vertraulichkeit, Sicherheitsmaßnahmen, Unterauftragsverarbeiter, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Löschung und Rückgabe sowie Nachweise und Kontrollen.
3. Zwecke und Datenkategorien
Workforce verarbeitet Daten zur Einrichtung und Verwaltung von Betrieben, Identitäten und Zugängen, Mitarbeiterstammdaten, Rollen und Kostenstellen, Arbeitszeit, Dienstplanung, Verfügbarkeiten, Abwesenheiten, Personalakten und Dokumenten, Nachrichten, Terminen, Genehmigungen, Berichten sowie optionalen betrieblichen Zusatzbereichen. Hinzu kommen technische Sitzungs-, Geräte-, Protokoll-, Sicherheits-, Support- und Auditdaten.
4. Bestellung, Datenimport und Erstzugang
Im Bestell- und Änderungsformular werden die vom Kunden angegebenen Unternehmens-, Kontakt-, Struktur-, Modul- und Importdaten verarbeitet. Hochgeladene Dateien können zur Aufbereitung eines Datenimports ausgelesen werden. Erst nach interner Prüfung und Freigabe wird der Auftrag in den bezeichneten Workforce-Betrieb übernommen. Initial-PINs werden bereits im Browser kryptografisch abgeleitet und nicht im Klartext an den Server übertragen.
5. Rechtsgrundlagen
Kontakt-, Bestell- und Vertragsdaten werden für vorvertragliche Maßnahmen und Vertragserfüllung verarbeitet. Sicherheits- und Nachweisdaten beruhen außerdem auf berechtigten Interessen an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb. Im Auftragsverarbeitungsverhältnis bestimmt der Kunde die zulässigen Rechtsgrundlagen für seine Beschäftigtendaten. Eine Einwilligung wird nur verwendet, wenn sie für die jeweilige optionale Verarbeitung erforderlich ist.
6. Empfänger und Unterauftragsverarbeiter
Daten erhalten nur berechtigte Personen und technisch notwendige Dienstleister, etwa für Hosting, Datenbanken, Dateispeicherung, E-Mail-Versand und optionale KI-Funktionen. Unterauftragsverarbeiter werden nach den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben eingebunden. Übermittlungen außerhalb des EWR erfolgen nur, wenn dies für eine beauftragte Funktion erforderlich ist und eine zulässige Übermittlungsgrundlage sowie geeignete Garantien bestehen.
7. Sicherheit und Mandantentrennung
Zugriffe werden serverseitig anhand von Identität, Betrieb, Modul, Rolle, Kostenstelle und Einzelrecht geprüft. Daten verschiedener Kunden werden logisch getrennt. Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Protokollierung, Sicherungen und Wiederherstellungsverfahren schützen Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit.
8. Speicherdauer und Löschung
Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Vertrag, Auftrag, gesetzliche Aufbewahrung, Sicherheit oder Nachweis erforderlich sind. Im Auftragsverhältnis gelten zusätzlich die Weisungen und Löschregeln des Kunden. Bestellaufträge und Importdateien werden nach Abschluss entsprechend dem festgelegten Aufbewahrungs- und Löschkonzept entfernt oder archiviert.
9. Betroffenenrechte
Betroffene Personen können im gesetzlichen Umfang Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Bei Beschäftigtendaten ist regelmäßig zuerst der jeweilige Arbeitgeber als Verantwortlicher zu kontaktieren; Strategia unterstützt ihn als Auftragsverarbeiter. Beschwerden können an die österreichische Datenschutzbehörde gerichtet werden.
10. Zusätzliche Verarbeitung mit KI und ChatGPT
KI-Funktionen sind zusätzliche, ausdrücklich freigegebene Funktionen. Workforce bleibt die maßgebliche Daten- und Rechtequelle. Es werden nur die für die konkrete Anfrage erforderlichen Daten übermittelt; Zugangsdaten werden nicht ausgegeben. Betriebliche Freigabe, persönliche Zustimmung und aktuelle Rechte werden serverseitig geprüft. Der Widerruf der Zustimmung oder der Rechteentzug wirkt für künftige Zugriffe.
Kundendaten werden durch Strategia Workforce nicht für Werbung oder zum Training eigener KI-Modelle verwendet. Ob und wie ein externer KI-Dienst Daten verarbeitet, richtet sich zusätzlich nach dessen vertraglichen Bedingungen und den für den jeweiligen Kunden eingerichteten Einstellungen.
11. Weitere Informationen
Die gesetzlichen Anforderungen an Auftragsverarbeitung ergeben sich insbesondere aus Art. 28 DSGVO. Weitere Informationen bieten die DSGVO bei EUR-Lex und die Hinweise der österreichischen Datenschutzbehörde.
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